Lust-auf-Lean - optimale Arbeitsabläufe im Büro

5 s , die vierte Säule: Standards einführen

2011-01-29T21:12:00.002Z

Spätestens ab der vierten Säule zeigt es sich, dass eine 5s-Aktion weit mehr ist als eine Aufräum-und Säuberaktion. Denn bereits während wir uns um die ersten 3 „s“ gekümmert haben, fielen uns Dinge auf, die es sich lohnt zu standardisieren.

Der Keil hilft die Verbesserung zu halten

Warum aber überhaupt Standards? Standards helfen, „das Leben leichter zu machen“, weil sie mir für Routinetätigkeiten den Kopf frei halten. Ein Standard hilft mir, etwas auf die einfachste und beste Art zu tun.

Ich muss beispielsweise nicht nach jeder Sitzung im von allen Abteilungen genutzten Konferenzraum neu überlegen, wie viel Getränke ich vorhalten sollte oder welche Stifte usw. auf jeden Fall vorhanden sein müssen. Denn es wurde irgendwann der Standard „Ausstattung des Konferenzraums“ erarbeitet und danach kann nun jede Abteilung ohne großes Nachdenken vorgehen. Liste wird befragt, Verbrauchtes wird einfach ersetzt und man kann sich wieder wichtigeren Tätigkeiten zuwenden.

Aber nicht nur persönlich helfen die Standards, sondern jeder andere Mitarbeiter kann davon profitieren: jeder Mitarbeiter weiss, was zu tun ist, im obigen Beispiel, wie der gemeinsam genutzte Konferenzraum nach der Sitzung zu verlassen ist.

Auf der vierten Stufe geht es darum, Standards zu definieren und dafür zu sorgen, dass sie eingehalten werden. Sonst kommt es schnell dazu, dass die ersten drei Stufen in Vergessenheit geraten und wir in den Zustand zurückfallen, den wir ändern wollten. Regeln und Standards sind wichtig, damit die erreichten Verbesserungen auf Dauer existieren.

Ein Standard dient also dazu, die erreichten Verbesserungen abzusichern. Sie dienen auch zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

5 s , die dritte Säule: Arbeitsplatz säubern und sauber halten

2011-01-22T20:50:00.002Z

Wie bereits erwähnt, kommt die 5s-Methode ursprünglich aus dem Produktionsbereich, wo es bei der dritten Säule tatsächlich darum geht, die Arbeitsplätze von Öl, Dreck, Staub usw. zu säubern. Auch wenn in den Bürobereichen der Schmutz sicherlich nicht so drastisch ist, geht es im Rahmen der dritten Säule auch in diesen Bereichen darum zu säubern.

Die Schubladen, die wir von überflüssigem Material befreit haben, vertragen sicherlich auch eine Säuberung von - zumindest - Staub. Einsichtiger wird die Aktion für viele, wenn wir darauf hinweisen, dass ja von unserer 5s-Aktion auch die gemeinschaftlich genutzten Räume betroffen sind, z.B. der Kopierraum. Sammeln sich da nicht immer wieder leere Kartons oder nicht mehr benutzte Formulare an? Oder die Teeküche? Glücklich die, deren Teeküche von dem Putzdienst mit gesäubert wird, allerdings sind die nach unseren Beobachtungen in der Minderheit. Normalerweise ist die Küchenreinigung eine Gemeinschaftsaufgabe.

Festplatte "putzen", hier ganz wörtlich

Vielleicht können wir uns mit dem Gedanken der dritten Säule für administrative Bereiche dann mehr anfreunden, wenn wir uns den Satz vor Augen führen: „Reinigung bedeutet inspizieren“, also überprüfen, ob noch alles in Ordnung ist.

Und es gibt in administrativen Bereichen auch noch eine wichtige Funktion beim Arbeitsplatz-Saubermachen im übertragenen Sinne: nämlich z.B. die Festplatte zu säubern. Jeder kennt das, dass sich doch immer wieder Dateien doppelt ansiedeln, schnell etwas heruntergeladen wird, obwohl es dann doch nicht gelesen wird. Überflüssige Dateien kosten wertvollen Speicherplatz, das Datendurcheinander senkt die Geschwindigkeit und müssen nicht manche Programme müssen sogar aktualisiert werden?

Das Ergebnis der neuen Sauberkeit hat mehrere Vorteile:

- Mitarbeiter fühlen sich wohler

- Speicherplatz wird frei, der PC oft wieder schneller

- Sucharbeiten werden reduziert, wenn ich Überflüssiges entferne.

Damit ist die dritte Säule eine weitere Grundlage dafür, dass wir die Durchlaufzeiten unserer Vorgänge reduzieren.

5 s , die zweite Säule: Sortiere, schaffe systematische Ordnung

2011-01-15T13:47:00.004Z

Die erste Säule „Sortiere aus“ haben wir bereits erledigt. Wir haben Wichtiges von Unwichtigem und uns von allem Überflüssigen getrennt, sei es durch Wegwerfen, Verschenken, Verkaufen oder, in dem wir es mit Hilfe der Methode des Redtagging „auf Probe“ weggeworfen haben.

Im Rahmen der zweiten Aktivität einer 5s Kampagne geht es darum, das, was übrig geblieben ist, dort hin zu legen, wo es benötigt wird. Dass auf dem Schreibtisch nur die Tastatur, Telefon und ein Posteingangskorb neben dem derzeit bearbeiteten Vorgang zu finden sind, haben wir schon besprochen. Jetzt im Rahmen des Ordnungschaffens ist zu beachten, wie häufig wir etwas benötigen.

Wir stellen uns beispielsweise folgende Fragen:

- Wie oft benötigen wir etwas?

- Wie viel davon benötigen wir?

- Wo ist der Platz, wo etwas aufbewahrt wird?

Schaffen Sie in den Schubladen Platz für Stifte, Taschenrechner, Locher, Hefter, alles das, was Sie täglich oder fast täglich brauchen. Ordnen Sie Dokumente nach der Häufigkeit der Bearbeitung an. Je häufiger es benötigt oder genutzt wird, desto näher am Schreibtisch findet das Dokument oder der Ordner seinen Platz. Manchmal nennt man diese Art der Aufbewahrung von Dokumenten und Materialien auch die „kaskadenhafte“ Ordnung: was sie täglich benötigen, im Schreibtisch; was sie mehrfach in der Woche benötigen in einem Schrank oder in einem Regal nahe bei Ihrem Schreibtisch usw. Diese systematische Anordnung von Material und Dokumenten führt dazu, dass Sie alles übersichtlich geordnet und bei Bedarf schnell zur Verfügung haben.

Der Merksatz der zweiten Säule lautet:

Ordnung im Schreibtisch

Jedes Ding hat einen Platz, jedes Ding an seinem Platz.

Um die neue Ordnung auf Dauer aufrecht zu erhalten, hilft es, gute „sprechende“ Beschriftungen auf Ordner, Mappen oder anderen Aufbewahrungssystemen anzubringen. Und noch ein Tipp: man hat herausgefunden, dass Dokumente und überhaupt Schriftgut, das waagerecht „gestapelt“ wird, eher zu einem Anwachsenlassen der Stapel verführt, als Schriftgut, das senkrecht abgelegt oder zwischengelagert wird.

Wenn wir uns an dieses 2. Prinzip halten, reduzieren wir Suchzeiten drastisch und sparen dadurch Kosten, verringern Bearbeitungszeiten und können unsere Kunden schneller bedienen, haben also kürzere Durchlaufzeiten für unsere Arbeitsprozesse.

5 s , das erste S „Sortiere aus“

2011-01-09T20:22:00.005Z

Fangen wir an mit dem erste Säule unserer 5s-Kampagne an. Das erste S bedeutet „Sortiere aus“ als erstem Schritt zu einem gut organisierten Arbeitsumfeld, in dem ich meine Energie auf das Wesentliche des Arbeitsprozesses konzentrieren kann.

Bricht Ihr Schreibtisch schon zusammen?

Bevor Sie anfangen, empfiehlt es sich Fotos zu machen, um „Vorher“ und „Nachher“ visuell zu dokumentieren. Das dient neben der Dokumentation der Erfolge der Motivation und hilft, nicht etwa wieder in den alten Schlendrian zurück zu fallen.

Wir sortieren Überflüssiges aus, werfen Unnötiges weg und lagern selten Benötigtes aus. Dazu nehmen wir nicht unbedingt sofort das ganze Büro in Angriff, sondern gehen Stück für Stück vor. Fangen wir mit dem Schreibtisch an. Auch wenn Ihr Schreibtisch nicht einzubrechen droht, sollten Sie damit beginnen. Das ist ja schließlich so etwas wie Ihre „Kommandozentrale“. Nur der derzeit bearbeitete Geschäftsvorfall und die dazu benötigten Unterlagen haben Platz darauf, die Tastatur des PC, das Telefon und ein Posteingangskorb. Das ist das Ziel. Wenn der Schreibtisch freigeräumt ist, kümmern Sie sich um die Schubladen des Schreibtisches, dann die Regale usw. Vergessen Sie Fußboden und Fensterbänke nicht.

Zunächst geht es aber darum zu entscheiden, was wirklich aussortiert werden soll. Aussortieren bedeutet im Sinne des Lean Thinking nicht, dass man nur Dinge wegwirft, bei denen man sicher ist, dass man sie nie mehr braucht, sondern die schöne englische Regel heisst: "When in doubt, throw it out". Alles, was nicht mehr benötigt wird, kann entsorgt werden.

Oft sind wir im Zweifel, ob wir etwas nicht doch noch einmal gebrauchen könnten. Dann wenden wir die einfache Methode des Redtagging an. Diese roten Anhänger beinhalten das Datum, wann der Gegenstand - falls er in der Zwischenzeit nicht benutzt wurde - dann endgültig entsorgt wird. Zu den Fristen kann es firmen- oder auch abteilungsinterne Vorschriften geben, oder wir setzen uns selbst ein Frist. Neben dieser sachlichen Analyse hilft uns die Redtagging-Methode auch emotional, wenn wir befürchten, das Falsche auszusortieren.

Bei Dokumenten allerdings müssen wir die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten beachten. Vielleicht aber gibt es ja ein Archiv, in dem ich die Akten unterbringen kann, die ich nur noch aus diesen Gründen überhaupt behalten muss.

Das Aussortieren der ersten Säule und das damit verbundene Platzschaffen ist deswegen so wichtig, weil ein Arbeitsumfeld geschaffen wird, in dem Platz, Zeit, Energie und Kosten gemanagt und effizient genutzt werden. Suchzeit werden drastisch reduziert und damit Überstunden eingespart. Dies ist natürlich nur möglich, wenn nach der Aussortieraktion die wirklich benötigten Gegenstände so angeordnet werden, dass sie innerhalb kürzester Zeit gefunden werden. Das ist aber bereits die Aufgabe der zweiten Säule von 5S.

Schon heute neugierig, wie es weiter geht? Hier mehr ....

5 s Aktion, Übersicht

2011-01-02T09:39:00.008Z

Das große Versprechen von Lean liegt darin, Verschwendung zu reduzieren und nur noch – oder so gut wie nur noch – wertschöpfend arbeiten. Für den Start in eine Lean Umgebung gibt es eine Basis-Methode: die sog. 5s-Aktion.

Der folgende Überblick über die Methode, die im Deutschen auch oft 5A-Aktion genannt wird – warum sehen wir später – regt vielleicht an, gleich in der ersten Januarwoche mit diesem Basis-Handwerkszeug ins Neue Jahr zu starten.

Im Fokus der 5s-Aktion steht die Vermeidung von Ineffizienzen durch Suchen, Doppelarbeit, Mängel im Informationsfluss usw. Darüber hinaus wird Transparenz am Arbeitsplatz geschaffen, die Konzentration auf das Wesentliche erhöht und dadurch die Arbeitsleistung verbessert. Durch die Anwendung dieser Methode können Ordnung und Sicherheit der Arbeitsplätze sowie gleichzeitig Effizienz und Qualität der Arbeitsergebnisse verbessert und die Basis für kontinuierliche Verbesserung gelegt werden.

Was bedeuten nun aber die 5s? Die Bezeichnungen stammen ursprünglich aus dem Japanischen, da die 5s-Methode Bestandteil des Toyota-Production-Systems (TPS) ist. Mittlerweile hat die 5s-Methode den Weg aus den Produktionshallen in die internen Bereiche im Büro und in der Verwaltung sowie in Dienstleistungsunternehmen gefunden und auch dort bereits überzeugende Erfolge erzielen können.

Unten finden Sie die Erläuterung der 5S, den japanischen Namen sowie die Analogien der 5A im deutschen:

	Bedeutung des jeweiligen S in deutsch	Name in japanisch	Bedeutung des jeweiligen A in deutsch
S1	Sortiere aus	Seiri	Aussortieren	A1
S2	Systematische Ordnung	Seiton	Aufräumen oder auch Anordnen	A2
S3	Sauber halten	Seiso	Arbeitsplatz säubern	A3
S4	Standardisieren	Seiketsu	Arbeitstandards definieren	A4
S5	Selbstdisziplin und Ständige Verbesserung	Shitsuke	Arbeitsstandards einhalten und KVP	A5

Wichtig ist die Beteiligung der Mitarbeiter vor Ort, wenn wir die 5s-Methode einführen. Sie kämpfen oft mit den alltäglichen Problemen, nehmen diese jedoch hin, sei es, dass sie „betriebsblind“ geworden sind, keine Zeit haben oder sei es, dass sie das nötige Handwerkszeug nicht kennen.

Deswegen fängt ein 5s-Aktion mit einer kurzen Unterweisung der Mitarbeiter des Bereichs an, um den Hintergrund der Methode zu erläutern sowie die damit verbundenen Zielsetzungen. Nach der theoretischen Einführung beginnen die Mitarbeiter sofort mit der praktischen Umsetzung an ihren Arbeitsplätzen. Die Erfahrung zeigt, dass durch die sofortige und praktische Anwendung der Methode ein sich selbst verstärkender Verbesserungsprozess beginnen kann, der durch regelmäßige Controllingmaßnahmen unterstützt werden sollte.

Wichtig ist, dass die Führungskräfte des Bereichs hinter der Maßnahme stehen und im optimalen Fall selbst mitmachen. Ansonsten ist die Gefahr hoch, dass es sich um ein einmaliges Strohfeuer handelt, ohne dass nachhaltige Verbesserungen erzielt werden.

Die 5s-Methode kann ohne viel Schulungsaufwand und mit wenig Kosten schnell umgesetzt werden, steigert das Verantwortungsbewusstsein und die Motivation der Mitarbeiter, setzt kreative Potentiale frei und legt den Grundstein für weitere Verbesserungsaktivitäten, s. auch hier.

Bausteine von Lean Administration

2010-12-27T09:00:00.037Z

Lean Administration verfolgt das Ziel, interne Arbeitsabläufe nachhaltig zu optimieren, um die Kunden durch schnelle Durchlaufzeiten und fehlerfreie Qualitätsdienstleistungen zu begeistern, um Kosten zu senken und Mitarbeiter zu motivieren. Die Einführung von Lean Management bedeutet oft ein Umdenken im gesamten Unternehmen. Ist die Führungsebene überzeugt und unterstützt die Lean Philosophie, dann geht man in vier Stufen vor:

Stufen zum Erfolg

Stufe 1: Bewusstsein für Verschwendung erzeugen

Den Mitarbeitern wird vermittelt, wie sie ihre Arbeit besser gestalten und so dem Unternehmen Geld und sich selbst Mehrarbeit ersparen können, indem sie Schwachstellen in ihrem Arbeitsplatz bzw. der Arbeitsplatzorganisation aufspüren. Es wird Bewusstsein für jede Form von Verschwendung erzeugt; das kann z.B. Doppelarbeit, eine Flut von Rückfragen, Warteschleifen bis hin zu Informationsüberfluss sein. In Stufe eins gilt es alle überflüssigen Aktivitäten zu eliminieren, die sich eingeschlichen haben. Die erste Stufe ist die Grundlage für Teamarbeit und schafft Freiraum im Kopf.

Stufe 2: Verbesserung der Zusammenarbeit im Team bzw. der Abteilung

Die Teams definieren Abläufe innerhalb ihrer Organisationseinheit, schreiben sie als Standard fest und schaffen Strukturen, die zu möglichst wenig Fehlern führen und Mehr- und Doppelarbeit vermeiden. Es wird das Bewusstsein vermittelt, dass jeder Fehler Verschwendung bedeutet, sei es durch Nacharbeit oder Verlust des Vertrauens der Kunden. Kennzahlen und Visualisierungen unterstützen diese Aktivitäten. Die Visualisierungen z.B. über Checklisten oder sog. Teamtafeln führen dazu, dass Abweichungen von vereinbarten Standards schnell erkennbar sind und Nachbesserungen zügig durchgeführt und in Zukunft vermieden werden können.

Stufe 3: Optimieren der Zusammenarbeit team- oder abteilungsübergreifend

Nun geht es um die Schnittstellenoptimierung zwischen den Organisationseinheiten. Geschäftsabläufe werden visualisiert, dabei werden Prozessschleifen deutlich, aber auch wie viel Wertschöpfungszeit und wieviel Nichtwertschöpfungszeit es während der gesamten Durchlaufzeit gibt. Arbeitsabläufe werden analysiert, messbar dargestellt und auf wertschöpfende Tätigkeiten hin optimiert.

Stufe 4: Ständige Verbesserung, unter KVP (kontinuierlicher Verbesserungsprozess bekannt)

Die Mitarbeiter werden befähigt, in einem sich ändernden Arbeitsumfeld, sei es durch neue Technik, durch Wettbewerb oder neue Kundenanforderungen, die Arbeitsabläufe immer wieder erneut zu überprüfen und anzupassen. Regelmäßige Verbesserungszirkel beispielsweise helfen dabei, das Rad der Verbesserung nachhaltig am Laufen zu halten auf dem Weg zu exzellenten internen und Büroprozessen.

Die Umsetzung von Lean Administration bringt Nutzen für das Unternehmen, setzt aber oft ein Umdenken der Führungsebene voraus. Durch die Befähigung der Mitarbeiter zur Selbstorganisation ändern sich die Aufgaben der Führungskräfte. Sie müssen nun die Voraussetzungen, für die abteilungs- und bereichsübergreifenden durchgängigen Arbeitsabläufe schaffen, Leistungsstandard setzen, Vereinbarungen treffen und ihre Führungsaufgabe in der Erfolgskontrolle sehen.

Lean Thinking und Gute Vorsätze

2010-12-18T18:00:00.058Z

Als ich kürzlich einen Impulsvortrag mit dem schönen Titel: „Lust auf – oder wie Sie Ihren alltäglichen Bürowahnsinn in den Griff bekommen“ hielt, wurde ich gefragt, ob ich auch ein Mal zu „Lean Thinking und Gute Vorsätze“ etwas sagen wolle. Das würde doch jetzt passen, wo das Neue Jahr nicht mehr fern ist.

Und selbstverständlich konnte ich da Zusammenhänge darstellen. Auch wenn die Lean Gedanken ursprünglich aus der Unternehmenswelt stammen, so kann man von dem einen oder anderen sicherlich auch privat profitieren.

Obwohl: der Kerngedanke von Lean bedeutet Werte ohne Verschwendung schaffen. Und gerade in meinem Privatleben möchte ich mir vielleicht bewusst hin und wieder eine –bescheidene – Verschwendung leisten, genießen ohne an Effizienz zu denken. Ich möchte mir Muße nehmen und ja, vielleicht auch einmal Zeit „verschwenden“. Gut, wenn mir das Bewusstsein des kleinen Luxus und der Annehmlichkeit dabei erhalten bleibt.

Anders ist es mit der Zeitverschwendung, die ich nicht haben will: Wo finde ich nur mal wieder meine Handschuhe? Ich hatte doch gestern die Rechnung hier hingelegt, die ich heute bezahlen will. Warum ist sie da nicht? Und beim Weihnachtsbacken stelle ich fest, dass ich eine nicht passende Schüssel in der Küchenmaschine habe; nun muss ich erst die richtige finden, bevor ich mit dem Teigkneten beginnen kann …

Wenn Sie manchmal Zeit durch Suchen verschwenden, dann kann Lean Thinking tatsächlich ein paar Gute Vorsätze anbieten, die Ihnen im nächsten Jahr behilflich sein können:

Jedes Ding hat einen Platz und jedes Ding an seinen Platz. Wie wäre das als Guter Vorsatz? Bevor aber jedes Ding seinen Platz hat, muss ich vermutlich überhaupt erst einmal Platz schaffen.

Dies geschieht durch „entrümpeln“, sprich die Dinge, die ich nicht mehr brauche, sortiere ich aus, werfe sie ggf. weg oder verkaufe oder verschenke sie. Auch für den Kleiderschrank, die Garage, den Keller gilt, erst Nichtbenötigtes aussortieren und dann für alles Verbleibende einen Platz finden. Wenn wir diesen Platz dann noch kennzeichnen mit Markierungen oder Beschriftungen, schaffen wir die Grundlage für dauerhafte Ordnung.

Ich umgebe mich nur noch mit für mich wirklich wichtigen Dingen (ein möglicher Vorsatz?). Das mag zwar bedeuten, dass ich die Nippesfigur von Tante Olga aussortiere, auch wenn ich die Tante mag. Mir aber steht die Figur im Weg und nimmt Platz weg, den ich für von mir schöner empfundene Sachen benötige, die mir wirklich wichtig sind.

Sicherlich finden Sie selbst noch mehr Beispiele. Dieses Aussortieren und nachhaltige Ordnung schaffen ist im Beruf die Basis für Lean und ermöglicht, produktiv und effizient zu arbeiten mit klarem Kopf und dem entspannten Gefühl, zuverlässige Kontrolle über die Aufgaben zu haben. Warum sollten wir diese Vorteile zu Hause nicht auch zustatten kommen lassen?

Sie wollen das Jahr 2011 nutzen, Lean Administration in Ihrem Betrieb einzuführen? Klicken Sie hier, um mehr zu erfahren.

Kundenorientierung in Lean Organisationen

2010-12-12T08:00:00.019Z

Lean Thinking beinhaltet das Versprechen "Werte ohne Verschwendung" zu schaffen. Zwei wichtige Worte sind in diesem Versprechen enthalten, nämlich „Werte“ und „Verschwendung“. Auf Verschwendung und die verschiedenen Verschwendungsarten gehe ich in einem späteren Beitrag ein.

Sehen wir uns heute den Begriff "Werte" an. Wie wissen wir, dass wir Werte schaffen, dass wir wertschöpfend tätig sind? Wertschöpfend sind alle die Tätigkeiten, für die der Kunde bereit ist zu zahlen. Wenn wir die Kundenanforderung nicht komplett erfüllen, also weniger als verabredet, wird der Kunde sich beschweren. Wenn wir die Anforderung übererfüllen, werden wir zusätzliche Kosten haben. Für diese Kosten ist der Kunde aber nicht bereit ist zu zahlen, da er ja gar nicht so viel z.B. Zusatz-Features haben wollte.

König Kunde

Um so viel wie möglich wertschöpfend zu arbeiten, müssen wir als exakt die Kundenanforderungen kennen. Daher sind Lean Unternehmen Organisation, die im engen Kontakt und intensiven Austausch mit ihren Kunden stehen, immer wieder Befragungen durchführen, Beschwerden ernst nehmen und analysieren.

Für die Mitarbeiter in der Administration sind die Kunden oft die Mitarbeiter in den nachgelagerten Abteilungen, die sog. internen Kunden. Wenn Sie in einer administrativen Einheit arbeiten, sind Sie schon einmal auf die Idee gekommen, diese Mitarbeiter zu befragen, also die Mitarbeiter, die Ihre Arbeitsergebnisse übernehmen und weiter bearbeiten. Haben Sie sie je gefragt, was sie gut finden an Ihrer Arbeit und was vielleicht nicht so gut ist? Auch in internen oder administrativen Arbeitsabläufen werden Sie als Mitarbeiter in einer Lean Organisation danach streben, wertschöpfend zu arbeiten, die Anforderung der internen Kunden exakt zu erfüllen.

Versuchen Sie es, sprechen Sie miteinander und richten Sie Ihre Tätigkeiten auf Ihre internen Kunden aus.

Lean gegen Burn-out-Syndrom

2010-12-05T18:53:00.006Z

Kennen Sie das auch? Wenn Sie morgens in das Büro kommen, ist das Email-Postfach wieder voller neuer Emails, obwohl Sie die der letzten Tage noch gar nicht alle abgearbeitet haben. Das Telefon klingelt ständig und hält Sie davon ab, kontinuierlich an einer Aufgabe zu arbeiten. Die, die am lautesten "schreien", seien es Kunden, seien es Kollegen, werden zuerst bedient, obwohl Sie sich eigentlich Wichtigeres vorgenommen haben.
Wenn wir das Gefühl haben, unser Pensum nicht mehr zu schaffen und die Kontrolle über das Geschehen zu verlieren, dann laufen wir Gefahr ein Opfer des Burn-out-Syndroms zu werden. Prof. Dr. med. Volker Faust (http://www.psychosoziale-gesundheit.net/psychiatrie/burnout.htm) schreibt: auch "Mangel an Autonomie, Rollenkonflikte, zu hohe Erwartungen, Unklarheiten in den hierarchischen Strukturen, inadäquate Ziele und Konzepte, unzureichende Unterstützung durch Vorgesetzte" können neben anderem zum Burn-out führen. Burn-out, also Ausgebranntsein, kann für den Einzelnen verheerende Folgen haben, weil das Leistungsvermögen abgebaut werden kann. Dieses führt zwangsläufig zu Ausfällen für das Unternehmen. Spätestens dann sollten sich die Vorgesetzten Gedanken machen, wie sie in ihren Betrieben dem entgegensteuern können.
Sehen wir uns die einzelnen Punkte an, die Prof. Dr. med. Volker Faust beschreibt:

- Mangel an Autonomie

Lean legt Wert darauf, diejenigen, die die Arbeit vor Ort erledigen, in die Optimierung der Arbeitsabläufe mit ein zu beziehen. Die Betroffenen erhalten also gerade durch die Lean Philosophie die Autonomie, ihren Arbeitsplatz zu optimieren, wobei die Lean-Werkzeuge ihnen dazu das nötige Rüstzeug liefern.

Das Unternehmen profitiert von dem Know-how der Mitarbeiter (welcher Chef weiss heute denn wirklich noch alles?) und der zusätzlichen Motivation die akzeptierte und geschätzte Mitarbeiter entwickeln.

- Rollenkonflikte/ Unklarheiten in den hierarchischen Strukturen

Lean legt Wert auf Teamarbeit, aber auch immer um klare Verhältnisse. Transparenz ist eines der Schlagwörter, auf das wir immer wieder im Rahmen von Lean Thinking stoßen. Und dazu gehört es auch mit dem geeigneten Werkzeug, Rollen und Verantwortlichkeiten klar zu beschreiben.

- zu hohe Erwartungen/inadäquate Ziele und Konzepte

Auch in Lean-Unternehmen gibt es Anforderungen an die Leistung und die Ergebnisse der Mitarbeiter, die nicht zuletzt auch dazu dienen, im Wettbewerb bestehen zu können. Da machen wir uns nichts vor. Allerdings hilft die Transparenz, die oft durch geeignete Kennzahlensysteme hergestellt wird, überzogene Erwartungen zu vermindern oder sogar ganz zu verhindern. Gleiches gilt für inadäquate Ziele und Konzepte.

- Unzureichende Unterstützung durch Vorgesetzte

Das ist ein schwieriger Punkt. Während ich die erste Stufe des Lean Thinkings durchaus als Einzelperson angehen kann, brauche ich für alle weiteren Stufen die Zustimmung und die Unterstützung des/r Vorgesetzten. Der Vorgesetzte kann im Lean Unternehmen wieder seiner eigentlichen Funktion, nämlich dem Anleiten und Ermöglichen der Arbeitsleistung, dem Ratgeben bei Problemen oder modern ausgedrückt dem Coachen seiner Mitarbeiter.

Lean Thinking ermöglicht, produktiv und effizient zu arbeiten mit klarem Kopf und dem entspannten Gefühl, wieder zuverlässig die Kontrolle über die Aufgaben zu haben.
Lust auf Lean bekommen? Klicken Sie hier!

Wem möchte ich „Lust auf Lean“ machen?

2010-11-28T16:09:00.002Z

Lesen Sie, an wen sich "Lust auf Lean" wendet. "Lust auf Lean" richtet sich an Führungskräfte, Geschäftsführer und Entscheider im Unternehmen, die Interesse daran haben, die Kosten für ihre internen Geschäftsabläufe zu senken und die Umsätze dadurch zu steigern, dass sie ihre Kunden - auch die internen Kunden - 100 prozentig zufrieden zu stellen. Das erreichen Sie, weil sie die internen Geschäftsprozesse nachhaltig optimieren, die Qualität der Arbeitsergebnisse verbessern und das Know-How ihrer Mitarbeiter einbinden. Motivierte Mitarbeiter bringen bessere Ergebnisse.

Aber auch Führungskräfte und Entscheider in der Verwaltung, seien Sie Abteilungsleiter, Unterabteilungsleiter oder Referent profitieren für ihre tägliche Arbeit von den Methoden des Lean Thinking.

Und schließlich kann sich jedermann/frau von Lean Methoden angesprochen fühlen und davon profitieren, sogar zu Hause und in der Schule.

Lean Thinking hat Handwerkzeug, das nachweislich den Weg zu Effzienz ebnet, ohne dass die Mitarbeiter Gefahr laufen, durch Stress krank zu werden. Unternehmen, in denen die Lean-Philosophie gelebt wird, werden die besten und fähigsten Mitarbeiter anziehen und das in der Phase der sich abzeichnenden Not von fähigen Fach- und Führungskräften.

Lesen Sie, wie das möglich ist: Klicken Sie hier.